Koç Üniversitesi’nde, Dr. Öğretim üyelerinin dört yıllık döneme kadar iş sözleşmeleri ve Doçentlerin beş yıllık döneme kadar sözleşmeleri bulunur. Temel Bilimler Fakültesi hariç olmak üzere Tıp Fakültesi’ndeki Profesörler ve Hemşirelik Fakültesi’ndeki Profesörler beş yıllık dönemlere kadar iş sözleşmesi yapılır. Bütün diğer Profesörler için, kadro sistemi Bölüm II.5.3. dahilinde detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Bu sözleşmeler aşağıdaki bölümlerde açıklanmış olan prosedürlere ve prensiplere uygun olarak yenilenebilirler. Son derece sıra dışı durumlarda, Mütevelli Heyeti, Üniversite’nin misyonunun gerçekleştirilmesine istisnai şekillerde katkıda bulunmuş olan bir öğretim üyesini belirsiz bir süre ile atayabilir.

Prosedür ve Zaman Takvimi

Dekan/Direktör akademik yılın sonu itibarıyla sözleşmesi sona erecek olan öğretim üyelerine akademik yılın ilk haftasından önce bir mektup gönderir, ve bu mektup ile aşağıdakilerden oluşan ilgili değerlendirme belgelerini talep eder:

  • Güncel bir özgeçmiş,
  • Yıllık faaliyet raporlarının kümülatif bir versiyonu,
  • Makalelerin ve kitapların tekrar basımları veya ön baskıları, ve
  • Öğretim ve araştırma beyanı

Öğretim üyesi tarafından sunulan materyal mevcut sözleşme dönemini kapsamalıdır. Mektubun bir örneği Ek 8‘de sunulmuştur.

Araştırma beyanı daha önceki araştırma aktivitelerini ve başarılarını özetlemeli ve gelecek yıllardaki araştırma planlarını ve ajandasını anlatmalıdır.

Öğretim beyanı öğretim üyesinin öğretim ve kendisi tarafından kullanılan öğretim yaklaşımları hakkındaki kişisel görüşlerini özetlemelidir.

Bunlara ilave olarak Dekanlar öğretim üyelerinden mevcut sözleşme dönemi dahilindeki dersler ile ilgili ders notları, kaynaklar, müfredat, örnek sınavlar, kompozisyonlar ve dönem projeleri gibi ilgili materyalleri içeren bir öğretim dosyası sunmalarını isteyebilir.

Sözleşmeleri bir sonraki yılın 31 Ağustos tarihinde bitecek olan öğretim üyelerinin 1 Eylül civarında uygun bir tarih itibariyle Koç Üniversitesi Öğretim Üyesi Bilgi Sisteminde (KUFIS) bulunan web temelli aracı kullanarak, tamamlayıcı olarak sayabilecekleri her türlü ilave materyali de dahil ederek, yukarıdaki belgeleri sunmaları beklenir.

Sözleşme Yenileme süreci için iç veya dış değerlendirme mektupları gerekli değildir. Bununla birlikte, Dekan/Direktör kendi tavsiyesini oluşturmak amacıyla kendi takdirine göre iki veya üç öğretim üyesinden (eşit veya daha yüksek unvana sahip) ibaret olan bir jüri tayin edebilir. Hakem mektuplarının istendiği durumlarda, öğretim üyesi tarafından sunulan materyal, hakemler ile paylaşılır. Hakemler bu tür materyalleri incelerken mümkün olan en yüksek düzeyde gizliliğe dikkat etmelidirler. Objektifliği sağlamak için jüri üyeleri kimliği bilinmeyen şekilde kalırlar ve raporları da gizlidir. Jüri üyelerinin raporları Rektör, Rektör Yardımcıları ve Mütevelli Heyeti ile paylaşılmaz ve kendi fikrini oluşturması için sadece Dekan/Direktör tarafından kullanılır. Jüri üyeleri, ihtiyaç olması halinde diğer kurumlardan da olabilir. Jüri üyeleri bireysel olarak çalışırlar ve kendi kişisel raporlarını Dekana/Direktöre 15 Eylül’e kadar sunarlar.

Dekan/Direktör kendi değerlendirmesini kullanarak kendi tavsiyesini yazılı bir rapor halinde sunar ve ihtiyaç olması halinde jüri değerlendirmesini dikkate alrak rapor hazırlar. Her bir sözleşme yenileme daha sonrasında Rektör, Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPAA) ve Araştırma ve Geliştirmeden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPRD) ile ilgili Dekan/Direktörün yaptığı yüz yüze toplantıda kapsamlı olarak görüşülür ve değerlendirilir. Toplantıdan önce, öğretim üyesi tarafından sunulan materyal ve Dekan/Direktör’ün değerlendirmesi Rektör, VPAA ve VPRD ile paylaşılır.

Belirli bir süre için sözleşmeyi yenileme amacıyla toplantıda oy birliği ile lehte bir karara varılması halinde, Rektörün sözleşmeyi yenileme tavsiyesi Dekan/Direktör’ün raporu ve öğretim üyesinin özgeçmişi ile beraber Mütevelli Heyeti’ne sunulur.

Toplantıda oy birliği ile olumlu bir karara varılamadığı durumlarda, Rektör, Rektör Yardımcılarından ve Dekan/Direktör’den ayrı ayrı kendi yazılı değerlendirmelerini ve tavsiyelerini sunmalarını talep eder. Buna ilave olarak hakemlerden de tavsiye mektupları talep edilebilir.

Rektör daha sonrasında öğretim üyesi tarafından sunulan materyale dayanarak ve bütün raporları göz önüne alarak nihai bir değerlendirme yapar. Bu tür bir tavsiye hazırlanırken yeni bir Fakültenin kurulması, var olan birimlerin yeniden yapılandırılması ve müfredatta geniş kapsamlı değişiklikler gibi Üniversite organizasyonunda gerçekleşen nadir yapısal değişiklikler de göz önüne alınabilir. Tavsiye daha sonrasında Rektör Yardımcıları’nın, Dekan/Direktör’ün raporları ve öğretim üyesinin özgeçmişi ile birlikte onayları için Mütevelli Heyetine sunulur.
Öğretim üyesi kendi sözleşmesinin bitiminden en az 6 ay öncesinde sözleşme yenileme kararı hakkında bilgilendirilir.

Sözleşme Yenileme Prosedürü zaman takvimi aşağıdaki gibi özetlenebilir:

  • 1 Eylül’e kadar: Öğretim üyesi yenileme materyalini sunar.
  • 15 Ekim’e kadar: Rektör, VPAA, VPRD ve Dekan/Direktör sözleşme yenileme konusunu görüşmek ve değerlendirmek için bir araya gelirler.

Rektör ondan sonra sözleşme yenileme tavsiyelerini bir sonraki toplantıda onaylamaları için Mütevelli Heyeti’ne sunar.

Bir yenileme kararı halinde, Dekan/Direktör mevcut performansı ve bir sonraki sözleşme dönemi için olan beklentiler ile ilgili olarak Rektör ve Rektör Yardımcıları ile yapılmış olan görüşmeleri özetleyen şekilde Öğretim Üyesine yazılı geri bildirim sağlar.

Sözleşme Yenileme Değerlendirmesi için Rehberlik

Sözleşme yenilemeleri kararları için kullanılan esaslar temel olarak Bölüm II.4. dahilinde açıklanmış olan yıllık değerlendirmeler için olanlar ile aynıdır. Aslında, sözleşme yenileme değerlendirmesi yıllık değerlendirmelerin kümülatif çıktısıdır. Bununla birlikte yıllık değerlendirmelerin ve sözleşme yenileme değerlendirmelerinin niteliği hakkında iki önemli felsefi değişiklik vardır. Bir yandan yıllık değerlendirmeler raporlama döneminin aktiviteleri ile ilgiliyken, yenileme değerlendirmeleri bireyin, kendisinin Üniversite misyonuna olan katkısının ve Üniversite’ye gelecekte yapacağı yüksek kaliteli katkılar ile ilgili taahhüdünün değerlendirilmesi ile ilgilidir.

Araştırma ilminin kalitesi ve etkisi yenileme kararlarında daha da önemli hale gelir. Bir öğretim üyesinin beklenen üstü bir öğretim ve hizmet performansı ile tamamlanmış olan beklenen altı bir araştırma performansı ile “Bekleneni Başarı ile Gerçekleştirmiştir” performansını alması mümkün olsa bile, araştırma performansının birkaç yıl boyunca beklenen altında değerlendirilmesi gerçeği muhtemelen sözleşme yenileme sürecinde lehte bir değerlendirmenin ortaya çıkmasına neden olmayacaktır. Bundan başka, öğretim üyelerinin Koç Üniversitesi standartlarını titizlikle iyileştirmeleri beklenir, ve birkaç yıl boyunca “Bekleneni Başarı ile Gerçekleştirmiştir” araştırma performansının devam ettirilmesi sözleşme yenileme sürecinde otomatik olarak lehte bir değerlendirmeyi ortaya çıkartmayabilir.

Aynı şekilde, yenileme değerlendirmesi ileriye bakar ve büyüme açısından öğretim üyesinin genel değeri ve potansiyelini değerlendirir, ve bu sadece sözleşme dönemindeki başarılar ile sınırlı değildir. Eğer yenileme tavsiye edilecekse, sözleşme dönemi sonunda Dr. Öğretim üyesi ve Doçentlerin daha sonrasında olası terfilerinin olasılığının değerlendirilmesine özel bir dikkat gösterilir. Bu açıdan, öğretim üyeleri Üniversitelerarası Kurul’dan Doçentlik unvanlarını almak üzere kendi planlarını hazırlamalı ve devam ettirmelidirler. Doçentlik unvanının alınmış olması adayın yenileme değerlendirmesi sırasında olumlu bir göstergedir.

Sözleşme yenileme süreci için olan belgenin zamanında ilgili Dekana sunulmaması Öğretim Üyesinin değerlendirmeye başvurmama kararı olarak sayılır ve bu nedenle de kendi mevcut sözleşme döneminin sonlanmasından sonra üniversitedeki çalışmasının devamını istemediği şeklinde değerlendirilir.