Bir öğretim üyesi kendisini yükseltme için hazır hissettiğinde yazılı olarak Dekana/Direktöre başvuruda bulunur. Benzer şekilde, Dekan/Direktör de yükseltme için dikkate alınmayı hak eden bilim insanlığı gösterdiğini düşündüğü bir öğretim üyesi olması durumunda ilgili öğretim üyesi için süreci başlatabilir. Bir yükseltmenin değerlendirilmesinden önce yerine getirilmesi gereken şartlar aşağıdadır:
Doçentlik unvanına olan yükseltmeler için, Üniversitelerarası Kurul’dan Doçentlik belgesi almak bir zorunluluktur. Öğretim üyelerinin mümkün olan en kısa sürede Üniversitelerarası Kurul’dan Doçentlik belgesini almak üzere kendi planlarını hazırlamaları ve bunu takip etmeleri çok önemlidir.
Doçentlik için Üniversitelerarası Kurul’a başvuru prosedürü başlatılması diploma denkliği almayı gerektirir. Diploma denkliği almak için gerekli olan belgeler Ek 14 dahilinde verilmiştir. Öğretim üyeleri herhangi bir anda diploma denkliği sürecini başlatabilirler. Bu süreç uzun bir süre aldığından dolayı, öğretim üyelerine bu süreci mümkün olan en kısa zamanda başlatmaları tavsiye olunur. Her türlü soru veya destek talebi ile ilgili olarak APGD Ofisi ile temas kurulabilir.
Dekan/Direktör bir öğretim üyesinin yükseltme için olan adaylığını desteklediğinde, öğretim üyesi göz önüne alınacak olan bir resmi mektup ile birlikte Koç Üniversitesi Öğretim Üyesi Bilgi Sistemi’nde (KUFIS) bulunan web tabanlı aracı kullanarak aşağıdakileri sunar:
Araştırma beyanı daha önceki araştırma aktivitelerini ve başarılarını özetlemeli ve gelecek yıllardaki araştırma planlarını ve ajandasını anlatmalıdır.
Öğretim beyanı öğretim üyesinin öğretim ve kendisi tarafından kullanılan öğretim yaklaşımları hakkındaki kişisel görüşlerini özetlemelidir.
Öğretim dosyası mevcut sözleşme dönemi dahilindeki dersler ile ilgili ders notları, kaynaklar, müfredat, örnek sınavlar, yazılı ödevler ve dönem projeleri gibi ilgili materyalleri içerir. Öğretim üyesi tarafından sunulan materyal mevcut sözleşme dönemini kapsar.
Dış hakemlerin başvuranların normalde doktora danışmanları veya yakın meslektaşları olmayan uluslararası başarıya sahip bilim insanları olmaları beklenir. Dekan kendi kararını oluşturmada yardımcı olması için ilave bilgi istemek için bu kişilere yazı yazabilir.
Dekan/Direktör başvuran tarafından verilen isimleri ve aynı zamanda başvuranın alanında bulunan önde bilim insanlarının yeni isimlerini de içerebilecek bir dış hakemler listesini son haline getirir. Tipik bir dış hakemler listesi 12 hakemi içerir: altı hakem başvuran tarafından sunulan listeden ve diğer altı hakem ise Dekan/Direktör tarafından gelir, Dekan/Direktör ihtiyaç olması halinde kendi listesini oluştururken üniversitedeki diğer öğretim üyelerine de danışabilir. Dekan/Direktör bazı durumlarda başvuranın daha üstünde bir unvana sahip olan üç Koç Üniversitesi öğretim üyesinden ilave raporlar talep edebilir.
Dekan/Direktör’ün yükseltme sürecini başlatma tavsiyesi ve hakemlerin listesi öncelikle Rektör, Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPAA), ve Araştırma ve Geliştirmeden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPRD) ile yapılan yüz yüze yükseltme-başlatma gözden geçirme toplantısında kapsamlı bir şekilde tartışılır ve değerlendirilir. Toplantıdan önce, öğretim üyesi tarafından sunulan materyal ve Dekan/Direktör’ün değerlendirmesi Rektör, VPAA ve VPRD ile paylaşılır.
Yükseltme başlatma-gözden geçirme toplantısında oy birliği ile olumlu bir karara varılamadığı durumlarda, Rektör, Rektör Yardımcılarından ve Dekan/Direktör’den ayrı ayrı kendi yazılı değerlendirmelerini ve tavsiyelerini sunmalarını talep eder. Rektör daha sonrasında, öğretim üyesi tarafından sunulan materyale dayanarak ve bütün raporları göz önüne alarak yükseltme sürecine devam edip etmeme konusunda nihai bir değerlendirme yapar.
Doçentliğe yükseltme için, yükseltme başlatma toplantısında süreci başlatma için oy birliği ile olumlu bir karara varıldığında, veya Rektör Dekan/Direktör’den, VPAA & VPRD’den gelen ayrı ayrı raporları değerlendirmesine dayalı olarak sürcei başlatmaya karar verirse, süreç ve referans mektupları talebi başlatılır. Bununla birlikte, yeni bir öğretim üyesi pozisyonu ilanının eşlik etmesi gerektiğini de göz önüne alınız.
Profesörlüğe yükseltme için, yükseltme başlatma toplantısında süreci başlatma için oy birliği ile olumlu bir karara varıldığında, veya Rektör Dekan/Direktör’den, VPAA & VPRD’den gelen ayrı ayrı raporları değerlendirmesine dayalı olarak süreci başlatmaya karar verirse, ilgili konu Üniversite’nin Yönetim Kurulu’na getirilir ve bu kurul yükseltme sürecinin başlatılmasını ve hakemler listesini onaylamak için resmi olarak oy vermelidir.
Yükseltme süreci başlatıldıktan sonra, Dekan/Direktör nihai hale gelmiş olan dış hakemlere bir talep mektubu yazar ve söz konusu yükseltmenin uygunluğu hakkındaki düşüncelerini kendilerine sorar. Örnek bir mektup Ek 11‘de eklenmiştir. Mektup ile birlikte, Dekan/Direktör hakemlere başvuru sahibinin özgeçmişini ve örnekleyici makalelerini gönderecektir. Dekan Doçentliğe yükseltmeler için en az 1 ay öncesinde ve Profesörlüğe yükseltmeler için en az 2 ay öncesinde hakemlerden referans mektuplarını talep eder.
Dış mektupları almasını takiben, Dekan/Direktör dış hakemlerin uzman düşüncelerine dayalı olarak kendi değerlendirmesini oluşturur. Rektör, Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPAA) ve Araştırma ve Geliştirmeden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPRD) ile Dekan/Direktörün yaptığı yüz yüze yükseltme-değerlendirme-gözden geçirme toplantısındaki görüşme sırasında Dekan/Direktör yükseltmenin lehinde veya aleyhinde olan kendi kişisel tavsiyesini ortaya koyacaktır. Toplantı öncesinde, mektuplar ve dosya Rektör, VPAA ve VPRD ile paylaşılır. Mektuplar ve Dekan/Direktörün tavsiyeleri daha sonrasında Rektör, iki Rektör Yardımcısı ve Dekan/Direktör’ün toplantısında tartışılır. Eğer yeterli sayıda mektup alınmamışsa ve/veya yükseltme için oy birliği ile olan tavsiye belirgin değilse, konu Üniversite Yönetim Kurulu’na sunulmaz. Bu tür durumlarda başvuru sahibi en az 12 aylık bir süre bekledikten sonra yükseltme için tekrar başvurabilir.
Eğer yükseltme için oy birliği ile olan bir tavsiye belirgin haldeyse, konu Üniversite Yönetim Kurulu’na götürülür. Doçentliğe yükseltme için Yönetim Kurulu Rektör’e tavsiyede bulunur. Profesörlüğe yükseltme için, Üniversite Yönetim Kurulu yükseltmeyi onaylamak için resmi olarak oy vermelidir.
Yükseltme değerlendirme-gözden geçirme toplantısında oy birliği ile bir karara varılamadığı durumlarda, Rektör, Rektör Yardımcılarından ve Dekan/Direktör’den ayrı ayrı kendi yazılı değerlendirmelerini ve tavsiyelerini sunmalarını talep eder. Rektör daha sonrasında, öğretim üyesi tarafından sunulan materyale, Üniversite Yönetim Kurulu’nun görüşüne dayanarak ve bütün raporları göz önüne alarak sürece devam edip etmeme konusunda nihai bir değerlendirme yapar.
Yükseltme kararı daha sonrasında nihai olarak karar vermeleri için Mütevelli Heyeti’ne sunulur.
Bir öğretim üyesi Mütevelli Heyeti tarafından onaylandıktan hemen sonrasında yeni unvanını kullanmaya yetkili hale gelir.
Dr. Öğretim Üyelerinin sözleşmeleri dört yıllık, Doçentlerin ise beş yıllık dönem için yenilenir.
Bir öğretim üyesinin yükseltme için değerlendirilme başvurusunun Dekan/Direktör tarafından desteklenmediği durumlarda, öğretim üyesi buna rağmen kendi talebinin Rektör, iki Rektör Yardımcısı ve Dekan/Direktör’ün bulunduğu toplantıda değerlendirilmesini talep edebilir.