KUFIS Koç Üniversitesi'nin SAP-İK veritabanına entegre edilmiş olan bir Fiori tabanlı portaldir. Öğretim üyeleri, Dekanlar, Rektör Yardımcıları ve onaylı idari personel KUFIS'e erişimde bulunma ve akademik süreçlerin çoğunu çevrimiçi olarak yönetmeye yetkilidirler. KUFIS'te mevcut olan bütün uygulamaların kısa açıklamaları aşağıda verilmiştir. KUFIS Koç Üniversitesi topluluğuna aşağıdaki faydaları sağlamaktadır:
  • Yıllık Rapor, Sözleşme Yenileme, Terfi, Yıllık Öğretim Üyesi Değerlendirmesi, Ders Değerlendirme Sonuçları, vb. gibi KUFIS içindeki uygulamaların tümü birbiri ile ilişkilidir. Bu da her bir uygulamanın diğer uygulamaların çıktılarını kendi girdileri olarak kullanmasına imkan verir ve dış veri indirme/yüklemeleri için olan ihtiyacı azaltır.
  • KUFIS elektronik postalar veya yazıcı çıktıları yoluyla elektronik dosya ve veri transferlerini minimize eder ve Koç Üniversitesi'nin veri güvenliğini arttırır.
  • KUFIS Koç Üniversitesi'nin SAP-İK sistemine entegredir ve bu entegrasyon akademik personel verilerinin daha iyi şekilde görülebilirliğini sağlar. Bu verilerin güncel ve doğru şekilde tutulmasına yardımcı olur, bu özellikle önemlidir, çünkü üniversite Türkiye Yükseköğretim Kurumu (YÖK) gibi devlet kurumlarına çok sayıda raporlama yapmak zorundadır.
  • KUFIS Koç Üniversitesi'nin karbon ayak izini azaltır ve üniversitenin sürdürülebilirlik çabalarına katkıda bulunur.

Bütün Kullanıcılar için KUFIS Uygulamaları:

Yıllık Rapor Bütün öğretim üyeleri (Tam zamanlı öğretim üyeleri ve tam zamanlı okutmanlar & öğretim görevlileri) her bir akademik yılın sonunda yıllık raporu doldururlar. Bu rapor öğretim üyesi değerlendirme süreci için bir temel olarak görev yapar. Öğretim üyeleri tarafından verilen dersler ile ilgili veriler gibi bazı veriler otomatik olarak Koç Üniversitesi Öğrenci Bilgi Sistemi'nden (KUSIS) alınır. Konsolide Yıllık Rapor Bu rapor Üniversite'nin önceki akademik yılı ile ilgili seçili akademik istatistikleri (kayıt olma sayıları, notlandırma, GPA/SPA dağılımları, sınıf bölüm boyutları, ders değerlendirme skorları, vb.) içerir. KUFIS Ana Sayfası ve KUFIS Akademik Sayfası Bunlar öğretim üyelerinin SAP-İK üzerinde saklanan kendi kişisel verilerini görebildikleri, kontrol ettikleri ve eğer gerekliyse düzelttikleri iki sayfadır. Bu hayati öneme sahip olan verileri güncel olarak saklamaya yardımcı olur. Ders Değerlendirme Sonuçları Bu öğretim üyelerinin kendi dersleri ile ilgili öğrenci değerlendirmeleri sonuçlarına ulaşabildiği yerdir. Öğretim üyesinin fakültesi ve Üniversitesi ile ilgili karşılaştırmaları içeren detaylı bir çevrimiçi rapor vardır. PDF raporları da ayrıca mevcuttur. Dekanlar ve Rektör Yardımcıları ilgili fakültedeki bütün öğretim üyeleri ile ilgili detaylı raporlara erişebilirler. Daha fazla analiz için excel raporları mevcuttur. Yıllık Araştırma Aktivitesi Raporu Yıllık rapor evresinde öğretim üyeleri tarafından doldurulmuş olan bütün öğretim üyelerinin araştırma aktivitesi detaylarını (yayınlanan makaleler, konferans bildirileri, vb.) içerir. Öğretim üyesi verilerinin ihtiyaç duyulduğu akreditasyon başvuruları ve benzeri süreçlerde kullanılır. Yıllık Aktivite Raporu Yıllık rapor evresi sırasında öğretim üyeleri tarafından doldurulmuş olan bütün öğretim üyelerinin akademik aktivite detaylarını içinde bulundurur - araştırma aktivitesi ve verilen dersler gibi diğer detayları içerir. Öğretim üyesi verilerinin ihtiyaç duyulduğu akreditasyon başvuruları ve benzeri süreçlerde kullanılır. Terfi Öğretim üyeleri terfi sürecinde kendi özgeçmişlerini, araştırma beyanlarını, öğretim beyanlarını, kümülatif yıllık raporlarını ve her türlü ilave belgeleri buraya yükleyebilirler. Kümülatif yıllık rapor seçime dayalı olarak sistem tarafından otomatik olarak oluşturulabilir: 3 yıllık veya 5 yıllık. Öğretim üyeleri de ayrıca Dekana tavsiye ettikleri dış hakemler listesini yükleyebilirler. Sözleşme Yenileme Öğretim üyeleri sözleşme yenileme sürecinde kendi özgeçmişlerini, araştırma beyanlarını, öğretim beyanlarını, kümülatif yıllık raporlarını ve her türlü ilave belgeleri buraya yükleyebilirler. Kümülatif yıllık rapor seçime dayalı olarak sistem tarafından otomatik olarak oluşturulabilir: 3 yıllık veya 5 yıllık. Sözleşme Yenileme Gözden Geçirme Sözleşme yenileme süreci ile ilgili bir gözden geçirme raporu yazması gereken ve Dekan tarafından seçilmiş olan öğretim üyeleri bu uygulamaya erişebilirler. Süreç dahilindeki öğretim üyesinin yüklenmiş olan belgelerini görebilirler ve daha sonrasında Dekan tarafından indirilebilecek olan kendi raporlarını yükleyebilirler.

Dekanlar ve Rektör Yardımcıları için "Yönetici" Uygulamaları

Yıllık Rapor - Yönetici Dekan ilgili fakültedeki bütün öğretim üyelerinin yıllık raporlarını ve özgeçmişlerini indirebilir. KUFIS - Yönetici Dekan ve onaylı & yetkili idari personel ilgili fakültedeki öğretim üyeleri ile ilgili bir rapor indirebilir. Bu rapor geçmiş eğitim, Koç Üniversitesi'ne atanma tarihi, unvan, departman, her türlü ödül, terfi tarihleri, vb. gibi bilgileri içerir. Öğretim Üyesi Değerlendirmesi Dekanlar ve Rektör Yardımcıları öğretim üyelerinin yıllık raporlarına ve özgeçmişlerine ulaşabilirler ve kendi raporlarını yükleyebilir ve yıllık performans değerlendirme skorlarını girebilirler. Sözleşme Yenileme - Yönetici Dekanlar ve Rektör Yardımcıları öğretim üyesi ve gözden geçirmeyi yapanlar tarafından yüklenen bütün belgelere erişebilirler. Kendi raporlarını yükleyebilir ve İK tarafından erişilebilir olan kararlarını girebilirler. Terfi - Yönetici Dekanlar ve Rektör Yardımcıları öğretim üyesi tarafından yüklenen bütün belgelere erişebilirler. Kendi raporlarını yükleyebilir ve İK tarafından erişilebilir olan kararlarını girebilirler. İç gözden geçirmecilerin listesi de çevrimiçi yönetilir. İç gözden geçirmecilerin yanıtları çevrimiçi olarak takip edilebilir, bu da çok sayıda gözden geçirme yanıtının yönetilmesine izin verir.