Bu politikanın uygulanmasının bölümlerin kendi yükümlülüklerini yerine getirme ile ilgili sorumlulukları ile sınırlı olabileceği vurgulanmalıdır. İlgili Fakültenin Dekanı tarafından bu belirlendiğinde, aşağıdaki adımların izlenmesi gereklidir:

• “Plan Özeti” dahil olmak üzere sabatik izni başvurusu bir sonraki Güz Dönemindeki izinler için en geç 1 Aralık tarihine kadar ve bir sonraki Bahar Dönemindeki izinler için en geç 1 Mart tarihine kadar Dekanlık Ofisine sunulur.
• Fakülte Dekanı ve Enstitü Direktörü dikkatli bir şekilde izin talebini gözden geçirir ve birlikte şunları tasdik eder: i) ilgili iznin öğretim üyesinin Üniversite nezdindeki değerini arttıracağını; ii) önerilen planların birimin ve Üniversite’nin hedeflerini gerçekleştirmedeki kapasiteleri iyileştirdiğini, ve iii) birimin çalışmasının ilgili izin nedeniyle kesintiye uğramayacağını. İşbu tasdik etme işlemi Güz Dönemi izinleri için 1 Ocak’a kadar ve Bahar Dönemi izinleri için 1 Nisan’a kadar tamamlanmalıdır.
• İzin Dekan ve Direktör tarafından tavsiye edildiğinde, bu Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPAA) tarafından gözden geçirilmeye, ve Rektör tarafından muhtemel bir onaya tabidir.
• Başvuru sahipleri, ve VPAA, İK, ilgili Dekanlık ve Direktörler, başvurunun durumu hakkında Rektörlük tarafından Güz Dönemi izinleri için 1 Şubat’a kadar ve Bahar Dönemi izinleri için 1 Mayıs’a kadar bilgilendirilirler.
• Sabatik izni verilenler, izin dönüşlerinden sonraki 60 hizmet günü dahilinde Dekanlığa bir rapor sunmak zorundadırlar.
• Dekan, izin ile ilgili değerlendirmesini ilk yıllık öğretim üyeleri değerlendirmesinde öğretim üyesi ve VPAA (Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı) ofisi ile paylaşır.

Eğer, talebi kabul edilen öğretim üyesi, izin ile ilgili teklifini veya akademik hedeflerini değiştirmek isterse, kendisi mümkün olan en kısa sürede teklif edilen değişikliğin nedenleri ile ilgili olarak Dekana haber vermeli ve yukarıdaki uygulama prosedüründe belirtilmiş olan bütün ofislerin onaylarını almalıdır. Daha önce yapılmış olan talep ile ilgili onayın alınması değişikliklerin de onaylanacağı anlamına gelmez. Dekanlık Ofisi ilgili gözden geçirme prosedürünü zamanında yerine getirme ile sorumludur.

İzin verildikten sonra, eğer öğretim üyesi iznini kullanmamaya, veya bunu başka bir akademik dönem veya yıla ertelemeye karar verirse, Dekan aynı veya tarihleri çakışan dönem(ler) için aynı programa yönelik birden fazla talebin olması halinde diğer yenilenme izinlerine ilk öncelikleri verebilir.

Tam zamanlı idari görevleri olan öğretim üyeleri kendi idari dönemlerinin sonlanmasından uygun bir zaman öncesinde sabatik izni için VPAA Ofisine başvuruda bulunabilirler. Talep VPAA tarafından gözden geçirildikten sonra, VPAA tarafından verilen tavsiye mektubu ile birlikte başvuru evrakları Rektörlüğe sunulur. Rektörlük daha sonrasında başvurunun durumu hakkında başvuru sahibine, VPAA , İK ve ilgili Dekan ve Direktöre bilgi verir. Süre, hizmet gerekliliği ve raporlama gibi geri kalan kural ve politikalar herhangi bir idari görevi olmayan tam zamanla öğretim üyesininkiler ile aynıdır.