Kurumumuzun Kuruluş Vizyonu ve Hedefleri kendi öğrencilerine dünya standardında bir eğitim sağlamak için bir mükemmeliyet merkezi olmak için çaba göstermek, yeni bilgiler yaratmak ve bu bilgiyi toplumun faydası için uygulamak ve öğrencilerimizi en yüksek etik, sosyal farkındalık ve sorumluluk duygusu ile donatmaktır.

En iyi öğretim üyelerinin işe alınması ve en ileri bilimsel araştırmada mükemmeliyet için onları teşvik etmek kurumumuzun önde gelen bir araştırma üniversitesi ve bilim ve eğitimde küresel bir mükemmeliyet merkezi olarak geleceğini garantiye almada yegâne araçlardır. En iyi lisans ve lisansüstü öğrencilerinin alınması ve disiplinlerarası düşüncenin teşvik edilmesi de bizim Kuruluş Vizyon ve Misyonumuzun önemli boyutlarıdır.

Bu dokümanın amacı bütün Fakültelerimiz ve Departmanlarımızın kadrosuna mümkün olan en iyi araştırma öğretim üyelerinin işe alınması için olan esasları vurgulamaktır. Bu bağlamda, üniversitemizin ancak öğretim üyeleri kadar iyi olabileceğini dikkate almak önemlidir, ve bütün öğretim üyelerimizin müşterek bilgeliği çeşitli Fakültelerimizin ve Departmanlarımızın gelişimini sağlamak için uygulamaya geçirilmesi gereklidir. Disiplinlerarası anlayışı, üniversitemizdeki farkındalık ve işbirliğini teşvik etmeye çalışmamız gereklidir, çünkü biz İdari Bilimlerden, Mühendisliğe, Fen Bilimlerine, Edebiyat ve Sosyal Bilimlere, Hukuk ve Tıbba kadar değişen bütün disiplinlerde kadrosunda küresel mükemmeliyeti yakalayabilmiş olan bölgesindeki tek üniversiteyiz.

Akademik ve Araştırma Öğretim Üyelerinin (yani Öğretim Kadrosunun) işe alınması, genellikle emeklilik yaşına kadar olmak üzere, uzun vadeli olmak üzere öğretim üyesinin rütbelerini geliştirmesi, yukarıya taşıması ve muhafaza etmesi ile ilgili uzun vadeli bir taahhüdü içerir. Buna uygun olarak, bu tür öğretim üyelerinin Koç Üniversitesi'nde işe alınması öncelikle Mütevelli Heyeti tarafından öğretim üyesi sayısı arttırma ile ilgili bütçe tahsisatı ile başlar. Bu bütçe tahsisi mevcut olduğunda, işe alma süreci, Dekanlar ve Rektör ile/arasında görüşmeler üzerine, Rektör tarafından bir öğretim üyesi pozisyonu tezkeresinin hazırlanması ile başlar.

Bir departmanda(larda) ve Fakültede(lerde) belirli bir pozisyon için bir öğretim üyesi tezkeresi hazırlandığında, Rektör tarafından bir Öğretim Üyesi Arama Kurulu atanır. Kurulun başkanlığını ilgili Fakültenin(lerin) Dekanı(ları) yapar ve tipik olarak ilgili programdan(lardan) gelen iki üyeden ve Üniversitenin diğer Fakültelerinden ve Okullarından gelen iki ilave üyeden oluşur.

İlgili departmandan olan öğretim üyelerinin varlığının belirli bir disiplindeki öğretim üyelerinin sürece tam katılımını garanti etmesi beklenir. Fakülte dışından Kurul üyelerinin varlığının öğretim üyeleri arasında disiplinler arası farkındalığı iyileştirmesi, bütün süreç ile ilgili şeffaflığı arttırması ve tüm üniversitede global kriterlerin ve standartların sürdürülmesini sağlaması beklenir. Bu tür yaklaşım aynı zamanda bütün öğretim üyelerinin üniversitenin en önemli sürecine, yani en ileri nitelikteki araştırmayı gerçekleştirecek olan öğretim üyelerinin bulunması ve işe alınması sürecine katılımını sağlar.

Arama Kurulu aramanın gerçekleştirilmesi, mülakata davet edilen adayların seçimi ve Rektöre tavsiyenin hazırlanması için en üst düzeyde sorumluluğa sahiptir. Her bir Departman ve Fakültenin şartları farklı ve muhtemelen eşsiz olduğundan dolayı, arama sürecinin belirli detaylarının, burada belirtilmiş olan "Esasların" akılda bulundurulması ve uyulması şartıyla, Kurulun kendi takdir yetkisi ile olgudan olguya değişebilecek olan adaptasyonlar ile değişebileceği beklenmektedir.

Arama Kurulu yüksek kaliteli başvuruları çekmek için dünya çapında bir arama için duyurulacak olan bir pozisyon tanımı hazırlayarak çalışmasına başlayacaktır. Pozisyon tanımının Rektör tarafından onaylanmasının ardından, Öğretim Üyesi Araması ilgili pozisyon tanımının çeşitli mecralarda yayınlanması ile başlar.

Normalde Koç Üniversitesi Öğretim Üyesi Aramaları için çok sayıda başvuru alınır. İlgili programdan veya departmandan(lardan) kurul üyeleri minimum akademik başarı skoru/kriterine dayalı olarak bir adayları içeren bir kısa liste hazırlamak için departmandaki bütün öğretim üyesi meslektaşlar ile görüşmeler yaparlar. Belirli bir disipline uygun bir şekilde ve seviyede başvuranın bilimsel çalışmasının teknik kalitesinin ölçümü için başvuruların departman seviyesinde yapılan değerlendirmesinin ve kısa listeye dahil edilecek olan adayların belirlenmesinin en üst düzeyde öneme sahip olduğu dikkate alınmalıdır. Bu doğrultuda, Dekan ve ilgili departmandan iki Kurul üyesi değerlendirme sürecine ve kısa listeye dahil edilen adayların belirlenmesine bütün öğretim üyelerinin aktif katılımını sağlamalıdırlar. Arama Kurulunun Başkanı olarak Dekan gerek duyduğunda bir gözlemci olarak bu departman içindeki görüşmelerin bir parçası olabilir. Adayların kısa listesi, görüşülmeye değer olan ancak şu veya başka bir nedenle kısa listeye girememiş olan diğer adayların listesi ile birlikte, daha sonrasında Kurul Başkanına (Dekana) gönderilir.

Arama Kurulu daha sonrasında kapsamlı bir şekilde mülakat için davet edilecek olan aday sayısını (tipik olarak 3 ila 4 veya ihtiyaç olursa daha fazla) kapsamlı şekilde müzakere eder. Davet olunanlar tipik olarak departman tarafından sunulan kısa liste arasından seçilir, ancak kısa listenin hemen altında olan diğer adaylar ve görüşmeye değer adaylar olarak listelenmiş olan adaylar da davet edilebilirler. Bir mülakat için davet edilen adaylar aynı zamanda Resmi Gazetede ilan edilen açık pozisyona da başvururlar.

Bazı durumlarda, başvurular birkaç aylık dönem dahilinde veya hatta bütün akademik yıl boyunca alınabilirler, bu durumda aday klasörleri geldikçe periyodik olarak değerlendirilebilirler, bu şekilde adayların kısa listeye dahil edilip edilmeyecekleri kararı belirli bir süreye yayılabilir. Bu tür durumlarda, kısa listeye dahil edilecek olan adaylar ile ilgili olarak departmanın değerlendirmesi ve tavsiyeleri hâlâ daha birincil derecede öneme sahiptir, ancak bir adayın mülakata davet edilip edilmeyeceği ile ilgili nihai karar hâlâ daha Arama Kurulu'na ait olur.

Bir aday davet edildikten sonra, ilgili departmandan öğretim üyelerinin aktif olarak mülakat sürecine katılmaları ve özellikle aday tarafından sunulan semineri izlemeleri önemlidir. İlgili departmanın öğretim üyeleri tarafından bu tür bir katılım hem Dekan tarafından hem de Arama Kurulu'nun departmandan gelen iki üyesi tarafından sıkı bir şekilde teşvik edilmelidir. En nihayetinde, belirli bir disipline uygun olan bir biçimde olmak üzere, başvuranın ilmi çalışmasının teknik kalitesinin departman seviyesinde değerlendirilmesi en üst düzeyde öneme sahiptir. Aynı zamanda bütün Arama Kurulu Üyelerinin adayların mülakat ziyaretlerine katılmak ve sunumları sırasında hazır bulunmak için ellerinden geleni yapmaları gerektiğini söylemeye lüzum yoktur.

Mülakat ziyaretlerinin tamamlanması üzerine, ilgili departmandan bütün öğretim üyeleri mülakatı yapılan adaylar ile ilgili bireysel değerlendirmelerini sunmak üzere davet edilirler. Bu değerlendirmeler yazılı olarak (elektronik posta) sadece Kurul Başkanına (Dekan) sunulurlar ve normalde çok gizli olarak tutulmalıdırlar. Dekan bu yorumları ihtiyaç olması halinde Arama Kurulu ile doğrudan (kelimesi kelimesine) veya anonim şekilde (yorumların bir özeti şeklinde) Arama Kurulunun görüşmeleri sırasında aktarabilir.

Mülakatı yapılan bütün adaylar ile ilgili detaylı müzakerelerden sonra, Arama Kurulu bir tavsiye hazırlar, burada atanması için tek bir aday veya Rektör ya da ilgili Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilecek birden fazla aday bulunabilir...

Alternatif olarak, Arama Kurulu, adayların hiçbirisinin daha ileri değerlendirme için yeterli olmaması nedeniyle o dönem için herhangi bir atama yapılmamasını tavsiye edebilir.

Yardımcı Doçent atamaları için, Rektör, Öğretim Üyesinin onaylanmış olan dosyasını Üniversite Yürütme Kuruluna gayriresmi görüş almak için getirir. Doçent atamaları için Rektör dosyayı bilgi ve gayriresmi görüş almak için Üniversite Yürütme Kurulu'na getirir, bundan sonra Rektör atamayı nihai onay için Mütevelli Heyeti'ne sunmaya karar verir. Profesör seviyesinde atamalar için, dosya resmi görüşme ve onay için Üniversite Yürütme Kurulu'na getirilir, bundan sonra Rektör atamayı nihai onay için Mütevelli Heyeti'ne sunar.

SGK girişlerinin doğru şekilde yerine getirilmesi için, YÖK Mevzuatı ve Üniversite politikalarına uygun olarak istihdamı onaylanmış olan adayların işe giriş belgelerini tamamlamalarının ve bunları İnsan Kaynaklarına sunmalarının gerekli olduğu dikkate alınmalıdır.