Yıllık veya diğer nitelikte raporları gözden geçiren Dekan veya Dekan (Dekan Yardımcısı) tarafından tayin edilmiş olan bir kişi, bunu VPRD Ofisine göndermeden önce bir bağlılık uyuşmazlığının var olduğunu belirlemek üzere rapor içindeki bilgileri gözden geçirecektir.
Bağlılık Uyuşmazlığı: Eğer ilk yapılan gözden geçirme bir bağlılık uyuşmazlığının var olduğunu bize gösterirse, ilk gözden geçiren kişi (veya Dekan) ilgili uyuşmazlığı birey ile görüşmeli, ve her türlü mevcut uyuşmazlığın ortadan kalkmasını sağlamak için önlemler almalıdır. Eğer ilk gözden geçirmeyi yapan (veya Dekan) bağlılık uyuşmazlığının ortadan kalkmasını sağlayamazsa, bu durumda kendisi her türlü geri kalan meselenin çözümlenmesi için VPRD Ofisine başvurması ve onlarla birlikte çalışması gereklidir.
Çıkar Uyuşmazlığı: Rapor araştırma aktiviteleri ile ilgili olduğunda, ilk gözden geçirmeyi yapan (Dekan veya Dekan Yardımcısı) olası çıkar uyuşmazlığı açısından raporun özünü gözden geçirmek ile yükümlü değildir; bunun yerine kendisi sadece raporun alındığını not edebilir ve bunu VPRD Ofisine gönderebilir. Bununla birlikte ilk gözden geçirmeyi yapan şartlar ile ilgili bilgisine dayalı olarak raporun özü hakkında yorum yaparak gözden geçirme sürecine yardımcı olacaktır. Bazı durumlarda, ilk baştaki gözden geçirme yapan tarafından durumların netleştirilmesi potansiyel bir çıkar uyuşmazlığının gözden geçirilmesini önemli derecede hızlandırabilir.
Araştırma Dışı Aktiviteler: Rapor Üniversitenin mali kararları veya diğer araştırma dışı aktiviteler ile ilgili olduğunda, raporu gözden geçirecek olan ilk kişi mevcut ve belirgin uyuşmazlıkları belirlemeli ve belirlenmiş olan uyuşmazlıkları ortadan kaldırmak veya yönetmek için yazılı bir plan geliştirmelidir. Bu plan, diğer olasılıklar arasında, (i) bireyi, gözden geçirenin gözetimi altında, uyuşmazlığın var olduğu konuya katılma konusunda yetkilendirebilir; veya (ii) bireye karara veya uyuşmazlık ile ilgili olan diğer hususlara katılmama talimatını verebilir. Plan ve rapor nihai karar için VPRD Ofisine gönderilecektir.
İlk yapılan gözden geçirme mevcut veya belirgin bir çıkar uyuşmazlığının var olduğunu gösterse de göstermese de, ilk gözden geçirmeyi yapan rapor formunu (veya sözlü bir raporun yazılı bir kaydını), bu ilk gözden geçirme yapanın olabilecek her türlü yorumları ile birlikte, VPRD Ofisine gönderir.
VPRD (Araştırma ve Geliştirmeden Sorumlu Rektör Yardımcısı) Ofisi tarafından gözden geçirme: VPRD Ofisine gönderilen raporların gözden geçirmeleri VPRD tarafından gerçekleştirilebilir veya CHR’ye ya da uyuşmazlıkların niteliğine bağlı olarak bu amaçla geçici olarak kurulmuş bir Çıkar Uyuşmazlığı ve Bağlılık Uyuşmazlığı Kuruluna delege edilebilir. Oluşturulmuş bu geçici Komite, Araştırma ve Geliştirme Ofisi Direktörü ve VPRD tarafından seçilen bir veya daha fazla öğretim üyesinden oluşur. Eğer gerekliyse, CHR veya VPRD veya Komite ilgili birey ile açıklama ile ilgili konuları görüşebilir ve aynı zamanda herhangi bir önemli bilgiye sahip olabilecek başka kişilere danışabilir.
Yukarıda belirtilmiş olan şekliyle VPRD Ofisi tarafından gerçekleştirilen gözden geçirme süreci belirgin veya mevcut bir çıkar uyuşmazlığının var olup olmadığını ve eğer varsa, söz konusu uyuşmazlığın önlenmesi veya yönetilmesinin hangi yöntemlerle -bireyin dış aktiviteden kaçınması, aktivitenin değiştirilmesi, ve/veya aktivitenin izlenmesi gibi- olacağını belirler. Bu belirlemeleri yaparken, CHR veya VPRD veya komiteye Öğretim Elemanı El Kitabı dahilinde belirtilen ilkeler kılavuzluk yapacaktır.
Eğer bir uyuşmazlığın var olduğu belirlenirse, bu belirleme ve uyuşmazlığı ortadan kaldırma veya yönetme için belirlenmiş olan araçlar yazılı olarak ilgili bireye ve vakayı bildirmiş olan ilk gözden geçirmeyi yapan kişiye bildirilir. VPRD Ofisi raporun ve diğer ilgili bilgilerin en az üç yıl boyunca olmak üzere kaydını tutar. Aktivitenin izlenmesi öngörülmüş ise, VPRD izlemenin nasıl olacağını ve hangi kayıtların tutulması gerektiğini detayıyla açıklar.
Aksini iddia: Eğer birey VPRD Ofisi’nin kararından tatmin olmaz ise, kendisi konunun gözden geçirilmesi için Rektör’e gönderilmesini talep edebilir. Bu şekilde Rektör’e aktarılan her türlü konunun yanında bulgular ile ilgili yazılı bir beyan ve VPRD’nin tavsiyeleri bulunacaktır, bunların kopyaları bireye ve ilgili Dekana gönderilecektir. Daha sonrasında Rektörlük Ofisi bireye, VPRD’ye ve Dekana kendi kararını bildirecektir, bu normalde VPRD’den raporun alınmasından sonraki üç hafta içinde gerçekleşir.
Rektörün kararı nihaidir, ve bireyin bu karara uymaması, ciddi vakıalarda, iş sözleşmesinin feshi dahil olmak üzere disiplin cezası alınma nedenidir.